A lakcímbejelentés sokszor több adminisztrációval jár, mint elsőre gondolnánk. Gyakori tévedés, hogy egy rezsiszámla, egy kézzel írt megállapodás vagy egy hiányos bérleti szerződés elegendő a lakhatás igazolására, ezek önmagukban még nem adnak elég jogalapot a hatósági ügyintézéshez. Ilyenkor kerülhet előtérbe a befogadó nyilatkozat, különösen akkor, ha nincs teljes körű bérleti szerződés, vagy ha valaki külföldi munkavállalóként szeretne letelepedni.
A befogadó nyilatkozat lényege, hogy az ingatlan használatára jogosult személy – többnyire a tulajdonos – írásban hozzájárul ahhoz, hogy valaki az adott ingatlanba lakóhelyet vagy tartózkodási helyet jelentsen be. Ennek célja a hatóság számára egyértelművé tenni, hogy a bejelentkező nem fiktív lakcímet hoz létre, hanem a lakás használatára a tulajdonos valóban engedélyt adott. Ez különösen fontos olyan helyzetekben, amikor nincs klasszikus bérleti szerződés, többen élnek egy ingatlanban, vagy a beköltözés rokoni, baráti alapon történik. A dokumentum szerepe azonban még hangsúlyosabb a külföldi munkavállalók esetében. Számukra a lakcím igazolása a tartózkodási engedély, a munkaszerződés, az adóazonosító jel kiadása és az egészségbiztosítási ügyintézés alapfeltétele, így a befogadó nyilatkozat hiánya sokszor teljesen megbénítja a hivatalos ügyintézést.
A külföldiek esetében a hatóságok gyakran fokozottan vizsgálják, hogy a befogadó tényleg az, akinek mondja magát, és valóban szándékában áll befogadni a kérelmezőt. Ebben kiemelt szerepe van a közjegyzőknek, akik kétféle módon is közreműködhetnek a nyilatkozatban. A leggyakoribb forma az aláíráshitelesítés, amikor a befogadó a közjegyző előtt írja alá a dokumentumot, vagy elismeri, hogy az aláírás tőle származik. A közjegyző ilyenkor az okirat tartalmát érdemben nem vizsgálja, hanem az aláírás valódiságát tanúsítja.
A másik lehetőség a teljes közjegyzői okirat készítése, amikor maga a befogadó nyilatkozat is közokirat formájában jön létre. Ilyenkor a közjegyző a szöveg megfogalmazásában is részt vesz, ellenőrzi a jogosultságot, a személyazonosságot és a nyilatkozat egyértelműségét, majd közokiratként állítja ki. Ez különösen erős bizonyító erővel bír, amely hasznos lehet vitás helyzetekben, több tulajdonos esetén vagy akkor, ha a befogadott külföldi munkavállaló tartózkodási engedélyét ehhez kötik.
Hogyan néz ki az érvényes befogadó nyilatkozat?
A befogadó nyilatkozat akkor tölti be szerepét, ha pontosan rögzíti, hogy ki kit és melyik ingatlanba fogad be. Ehhez a dokumentumban szerepelnie kell a befogadó és a befogadott személyes adatainak, az ingatlan pontos címének és – ha szükséges – helyrajzi számának, valamint a kifejezett hozzájáruló nyilatkozatnak. A dátum és a saját kezű aláírás is elengedhetetlen. Bár teljes bizonyító erejű magánokirat esetén a közjegyzői hitelesítés nem kötelező, a tapasztalat azt mutatja, hogy mind hazai, mind külföldi ügyfelek esetében jelentősen megkönnyíti az ügyintézést, és később vitás helyzetekben is jogbiztonságot teremt.
Fontos tudni, hogy a befogadó nyilatkozat nem keletkeztet használati, bérleti vagy tulajdonjogot, és nem jár visszavonhatatlan kötelezettséggel sem. A befogadó bármikor visszavonhatja a hozzájárulást, amely alapján a hatóság törölheti a bejelentett lakcímet.