Számos helyzetben, például céges dokumentumok vagy meghatalmazások benyújtásakor, külföldi ügyintézés során vagy szerződéskötéskor hamar kiderül, hogy egy egyszerű fénymásolat vagy a saját kezű aláírás nem elegendő. Ilyenkor nyer kiemelt jelentőséget a közjegyzői hitelesítés, amely nem csupán „pecsétet” ad a dokumentumok valódiságának, hanem valódi jogi súlyt is biztosít nekik, így azokat a hatóságok és bíróságok is hitelesnek fogadják el.

Mit jelent a közjegyzői hitelesítés? 

A közjegyzői hitelesítés célja, hogy a dokumentum valódiságát és megbízhatóságát hivatalosan is igazolja. Ez különösen fontos akkor, ha a dokumentumot hatóság vagy bíróság előtt kell felhasználni, illetve, ha később vitás helyzetben az irat tartalmának hitelessége döntő jelentőségű lehet. 

Miért nem elég az egyszerű másolat?

Másolathitelesítés során a közjegyző összeveti az eredeti dokumentumot és a másolatot, majd záradékkal igazolja, hogy azok tartalmilag és formailag teljesen megegyeznek. 

Az egyszerű fénymásolat könnyen hamisítható, és nem bizonyítja, hogy az megegyezik az eredetivel. A közjegyző által hitelesített másolat tanúsítja, hogy az eredetivel mindenben megegyezik, ugyanazt a bizonyító erőt képviseli, mint maga az eredeti okirat (ha pontos egyeztetést tartalmaz, nincs sérülés stb.), valamint biztonságosabban használható ügyintézés során– ami különösen fontos például hatósági eljárásokban, öröklési ügyekben, ingatlan- vagy hagyatéki iratok esetében, illetve külföldi hivatalos ügyintézésnél. A közjegyzői hitelesített másolat gyakorlati előnye, hogy nem kell az eredeti iratot magunkkal hordani vagy kiadni a kezünkből. Egyetlen elveszett vagy megsérült eredeti okirat is komoly problémát okozhat, erre nyújt megoldást a hitelesített másolat. 

A hiteles másolat nem tartalmazhat eltérést az eredetihez képest, ellenkező esetben nem használható fel bizonyítékként. Fontos tudni azonban, hogy a hitelesítéshez a közjegyzőnek látnia kell az eredeti dokumentumot, amelynek sértetlennek és olvashatónak kell lennie. A közjegyző ezután a másolatot ellátja hitelesítési záradékkal, így az a továbbiakban önállóan is felhasználható. 

Amikor az aláírás értéke a hitelességen múlik

A közjegyzői hitelesítés másik gyakori formája az aláíráshitelesítés. A közjegyző névaláírás vagy kézjegy valódiságát akkor tanúsítja, ha a fél az okiratot a közjegyző előtt írja alá, vagy az okiraton levő aláírást a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. Ilyenkor a közjegyző azt igazolja, hogy az okiraton szereplő aláírás valóban az előtte megjelent és általa azonosított személytől származik. A fél személyazonosságáról a közjegyző a tanúsítvány kiadása előtt minden esetben meggyőződik. 

Ez a hitelesítési forma különösen fontos a cégalapítások, cégbejegyzési eljárások, valamint különböző jognyilatkozatok esetén, amikor kulcsfontosságú, hogy az aláíró személye ne legyen vitatható. Fontos, hogy a közjegyző az aláírás valódiságát tanúsítja, de az okirat tartalmáért nem vállal felelősséget. Az ekként hitelesített aláírással ellátott okirat bizonyító ereje megegyezik annak az okiratnak a bizonyító erejével, amelyen a fél aláírását közjegyző hitelesítette.

Ezzel szemben a közjegyző által készített okirat, mely jognyilatkozatot tartalmaz, közokiratnak minősül. Ennek legnagyobb előnye, hogy általában közvetlenül végrehajtható, és ha a kötelezett fél nem teljesít, a másik fél peres eljárás nélkül, azonnal bírósági végrehajtást kérhet.

Mitől lesz a magyar dokumentum külföldön is hiteles?

Ha a dokumentumot külföldön kell bemutatni, a közjegyzői hitelesítés sok esetben önmagában nem elég. Az Európai Unión belüli felhasználás esetén az adott ország előírásaitól függően szükség lehet hiteles fordításra, és egyes esetekben Apostille-ra is, míg az EU-n kívüli jogi forgalomban a dokumentumot általában Apostille tanúsítvánnyal is el kell látni.

Az Apostille egy nemzetközi felülhitelesítési záradék, amely igazolja a dokumentumot kiállító közjegyző aláírásának és pecsétjének valódiságát, de nem vizsgálja az okirat tartalmát. Ezzel a tanúsítvánnyal a magyar okiratokat olyan országokban is elfogadják, amelyek tagjai a Hágai Apostille Egyezménynek. Ha az adott ország nem tagja az egyezménynek, akkor a dokumentumot további konzulátusi felülhitelesítéssel kell ellátni.

Minden külföldi ügyintézés előtt érdemes előre tájékozódni a célország előírásaitól, vagy a közjegyző segítségét kérni, hogy pontosan milyen hitelesítés szükséges.