Ha próbált már hivatalos ügyet intézni külföldön, tudhatja, hogy a folyamat olykor időigényes és sok utánajárással, különféle dokumentumok beszerzésével járhat. Jó hír, hogy mostantól egyszerűbbé válhat az ügyintézés, mert egy új uniós rendeletszerint nem lesz szükség a jövőben bizonyos közokiratok esetében – például apai elismerő nyilatkozatok, anyakönyvi kivonatok esetén – úgynevezett hitelesítő pecsétre (apostille tanúsítvány) és a dokumentumok hiteles fordítására sem. Kivételek persze mindig adódhatnak, ezért továbbra is érdemes előzetesen tájékozódni, milyen iratokat vár el az adott hivatal, és azt se felejtse el, hogy az unión kívüli országokat nem érinti a változás.

Ha valakinek hivatalos ügyet kell intéznie külföldön, gyakran nem elegendő bemutatnia az eredeti hivatalos iratot (közokiratot), mert a külföldi hatóság csak a felülhitelesített, úgynevezett apostille-tanúsítvánnyal vagy diplomáciai felülhitelesítéssel ellátott dokumentumot fogadja el. Ez mostantól egy új rendelet értelmében egyszerűsödik, és az Európai Unió országaiban a hivatalok bizonyos tartalmú dokumentumok esetében kötelesek lesznek felülhitelesítés és hiteles fordítás nélkül is elfogadni egy másik tagállam hatósága által kiállított közokiratot.

Nem kell mostantól hitelesítő pecsét és hiteles fordítás sem a születés, haláleset, életben lét, házasságkötés, anyaság vagy apaság, lakóhely, tartózkodási hely vagy állampolgárság igazolására szolgáló dokumentumoknál. Ha az irat nem az azt igénylő tagország hivatalos nyelvén készült, akkor a kiállító hatóságtól lehet kérni az összes uniós nyelven rendelkezésre álló formanyomtatványt. Ha bárki ezzel együtt nyújt be egy közokiratot, a fogadó hatóság alapesetben nem kérheti a fordítást. A rendelet azt a szabályt is eltörölte, hogy az eredeti hivatalos iratot és annak hiteles másolatát egyszerre kelljen benyújtani.

A rendelettől függetlenül azonban minden esetben érdemes rákérdezni, hogy milyen formában fogadják el a hivatalos dokumentumokat, nehogy meglepetés érjen bennünket. Ha mégis felülhitelesítésre, vagy apostille kiállításra van szükség, erre egyszerűen és gyorsan találhatunk megoldást: a közjegyzők által aláírt okiratok hitelesítését a Magyar Országos Közjegyzői Kamara végzi Budapesten, a Közjegyzők Házában. A hitelesítés lehetőség szerint egy napon belül elkészül (általában helyben megvárható), illetve postai úton is intézhető körülbelül két hét alatt. Ide tartoznak többek között a gazdasági jogi szerződések, nyilatkozatok, aláírásminták, meghatalmazások, cégkivonatok, gyermek külföldre vitele iránti engedélyek, hagyatéki eljáráshoz kapcsolódó iratok.

Az egyéb közokiratok felülhitelesítését más szervek végzik: az Igazságügyi Minisztérium a bíróságok, valamint a minisztérium által kiállított iratokat, a Külgazdasági és Külügyminisztérium pedig az összes egyéb közokiratot – például anyakönyvi kivonatokat, NAV által kiállított igazolást stb. – hitelesíti felül.  

A közokiratok felülhitelesítésének célja egyébként az, hogy bizonyítsa egy külföldi ország hatóságainak az adott ország valamely hatósága által kiállított dokumentumon az aláírás és bélyegzőlenyomat valódiságát, illetve, hogy a kiállító milyen minőségben járt el. Azon 117 állam – köztük Magyarország – esetében, amely részese a nemzetközi Apostille Egyezménynek, az okiratokat apostille tanúsítvánnyal látják el. Amennyiben egy ország nem tagja ennek az egyezménynek, és nincs vele Magyarországnak két-, többoldalú nemzetközi szerződése, diplomáciai felülhitelesítéssel kell ellátni az okiratot.